Dagelijkse routine voor thuiswerkers: focus, efficiëntie & geluk

Waar de meeste mensen moeite hadden met de omschakeling van op kantoor werken naar thuiswerken, hebben doorgewinterde thuiswerkers (zoals online ondernemers) daar een stuk minder last van gehad. Met de juiste tools, een geijkte routine en verschillende technieken kan je het thuiswerken in (betere) banen leiden en productiever werken (dan op kantoor). 

Van binaural beats tot Nirvana en van regelmatig de hond uitlaten tot de Pomodoro techniek… We vroegen de deelnemers van onze Platform Lanceer Strategie wat werkt (en niet werkt) om je dagelijkse ritme te vinden en focus, efficiëntie en geluk in je routine te implementeren. 

1. Begin de dag met een dansje

Of je nu wakker wordt zonder wekker of iedere dag om stipt 5 uur aan je dag begint, iedere ondernemer begint met een (soort van) ritueeltje om zijn of haar dag te beginnen. En dat is maar goed ook, want een productieve dag begint met zo’n routine-handeling waardoor je bewust en onbewust weet dat je dag begint. 

• Het implementeren en naleven van een ochtendritueel betekent dat je iedere dag begint met een overwinning. Het geeft een positief signaal af naar de hersenen dat je meteen al iets bereikt hebt.

Wát dat ritueel precies is maakt niet uit. Je kunt denken aan een bewust koffie-momentje, het opmaken van je bed, of een intense sport-sessie. 

Enkele voorbeelden van inspirerende ondernemers (met verdere verwijzingen gelinkt in het ritueel):

Het belangrijkste van het hebben een ochtendritueel is dat het een proces is dat (uiteindelijk) automatisch gaat. Het is niet de bedoeling dat het hebben van een ochtendroutine meer stress veroorzaakt. 

Zorg ervoor dat je ochtendritueel bestaat uit dingen die jij belangrijk vind. Door je dag te beginnen met handelingen die bijdragen aan jouw doelen heb je meteen het belangrijkste van de dag bereikt. 

2. Vind een achtergrondgeluid dat bij je past

Sommige mensen gaan als een speer wanneer ze werken met muziek op de achtergrond, terwijl anderen doodse stilte nodig hebben om zich te kunnen concentreren. 

Onderzoek heeft aangetoond dat luisteren naar muziek waar we blij van worden ervoor zorgt dat we ons blijer voelen, en dit draagt bij aan ons cognitieve vermogen. Aan de andere kant zijn er ook onderzoeken die aantonen dat werken in stilte (of met white noise) concentratie verbetert. 

De allerbelangrijkste beslissing bij het gebruiken van muziek en achtergrondgeluiden is je persoonlijke voorkeur. Test wat voor jou werkt en zorg ervoor dat je in die omgeving kunt werken. 

Probeer de volgende dingen eens uit (links gaan naar voorbeelden op YouTube): 

• Klassieke muziek 
• Binaural beats
• Constant achtergrondgeluid (white noise) 
• Zacht achtergrondgeluid (oceaan, bos)
• Stilte

Misschien vereist het wat vallen en opstaan, maar met muziek kan je wel efficiënt je werkplek eigen maken. 

3. Werk in blokken

Vroegâh kregen we een lesrooster. En was er een werkrooster. Maar nu we als zelfstandig ondernemer de dag door moeten, zullen we zelf zo’n rooster moeten maken. En dat werkt. 

De dag opdelen in blokken zorgt ervoor dat we beter geconcentreerd aan het werk kunnen. Het draagt bij aan de productiviteit, en we zijn minder vatbaar voor afleiding. Door in blokken te werken komen we in een “flow state” en kunnen we “dieper” werken.

Er zijn verschillende om in blokken te werken. De bekendste misschien wel de pomodoro techniek: 

Wanneer je in blokken werkt ben je beter geneigd afleidingen te negeren. Zo is het makkelijker om een binnenkomend bericht te negeren als je weet dat je over 10 minuten pauze hebt en je telefoon erbij mag pakken. 

Bekijk het volgende YouTube filmpje voor een korte introductie: 

• Lijkt dit je wat? Ga dan meteen zelf aan de slag met deze handige Tomato Timer.

Je kunt de blokken ook aanpassen aan je eigen ritme. Sommige mensen vinden 25 minuten namelijk nét even te kort om goed in de flow te komen, in dat geval werk je met langere blokken:

Een langer blok is ook handig om in een “flow state” te komen. In het boek “Deep Work” van Cal Newport wordt uitgelegd hoe veel efficiënter je kunt werken wanneer je in zo’n status komt. In plaats van het hele boek te lezen, kan je ook dit filmpje kijken: 

Belangrijker nog dan de blokken die je gebruikt zijn de regels die ermee gepaard gaan om afleiding te voorkomen: 

• Telefoon op stil/niet storen
• (Computer) meldingen uit
• Geen social media
• Geen e-mail
• Geen snelle taken tussendoor 
• Geen multitasking (there’s no such thing as multitasking)
• Geen refill voor je koffie/thee/water
• Doe wat je aan het doen bent en niets anders
• Geen toilet pauzes
• Maak aan collega’s duidelijk dat ze je alleen mogen storen in geval van nood
• Gebruik je pauze’s optimaal

Het werken in blokken heeft nog een aantal belangrijke voordelen: 

• Plan bewust tijd voor gezin/studie/vrienden/ontspanning
• De werkdag heeft een duidelijk einde 
• Structuur => Ritme => Gewoonte = Efficiënt werken = Minder “druk”

4. Pauze nemen kost tijd

Tijd voor pauze is net zo belangrijk als werktijd. 

Een pauze heeft vier belangrijke functies: 

1. Ontstressen
2. Ontspannen
3. Opladen
4. Voorbereiden

Benut je pauzes optimaal door je pauze op één (of alle vier) van deze functies te focussen. 

Tips: 

• Ga de hond uitlaten
• Eet iets om je energielevel op peil te houden
• Drink iets en maak meer drinken klaar voor tijdens je werktijd
• Doe fysieke oefeningen (squats, push ups, yoga, uitrekken, wandelen)
• Kijk naar buiten, naar een plant of naar een foto van de natuur als je op kantoor zit (>> Lees meer)
• Check je telefoon/social media (een kort telefoongesprek is overigens beter dan mindless scrollen)
• Ga naar het toilet

5. Zelfstandig = Flexibel

Net zoals je de vrijheid (noodzaak) hebt om je dag in te delen, kan je ook je eigen werkritme bepalen. 

Het is belangrijk je dagelijkse routine af te stemmen op je persoonlijke behoeften. Als je een nachtuil bent kan je langer doorwerken, maar ben je een ochtendmens, dan start je voor dag en dauw. Werk je in het weekend of is de VrijMiBo einde werkweek? 

Als zelfstandig ondernemer zul je duidelijke afspraken met jezelf moeten maken. Zo weet je zeker dat je: 

1. Voldoende werkt
2. Niet te veel werkt

Zeker voor mensen met een gezin/familie zijn dit soort planningen belangrijk, zodat jullie allemaal weten wie wanneer beschikbaar is. 

PLUS, het is ook leuk om dit soort planningen te maken. Jij bent nu namelijk de baas over je werktijden. Denk eens verder dan de gebruikelijke patronen en breek uit het oude stramien.

Onze ondernemers hebben allemaal vrij duidelijke afspraken met zichzelf en het gezin gemaakt. Op basis van die afspraken kan je jezelf de volgende vragen stellen en je eigen afspraken maken. 

6. Vergeet jezelf niet 

Van de meeste efficiëntie experts leer je dat je moet beginnen met je belangrijkste taken. Zolang je de belangrijkste taken maar prioriteert, komt alles goed. Maar wat als je zelf nou het allerbelangrijkst bent?

Of je de dag er nu mee begint of niet, het is belangrijk als zelfstandig ondernemer tijd aan jezelf en je persoonlijke doelen te besteden. Dit kan zijn door de dag te beginnen met meditatie, dankbaarheidsoefeningen of de taalcursus die je voor je lol volgt. 

Als ondernemer kan je al snel vergeten tijd voor jezelf te maken. Je bent ten slotte hard aan het werk je eigen onderneming te laten groeien, toch? Nee, niet helemaal… 

Je zakelijke aspiraties en je persoonlijke groei zijn niet hetzelfde. Ook al ben je zelfstandig ondernemer, het is nog steeds werk. En hoe veel plezier en energie je daar ongetwijfeld uit haalt is niet genoeg om van je werk je leven te maken. 

Veel van onze ondernemers hebben een duidelijke manier gevonden om “aan zichzelf te denken”: 

• Het volgen van een (zelf)studie of talencursus
• Artistieke hobbies
• Het maken van/luisteren naar muziek
• (Persoonlijke) projecten
• Mediteren 
• Sporten

7. Gebruik twee verschillende agenda’s (werk vs. privé)

Om je persoonlijke leven en je werktijd zo goed mogelijk te scheiden, raden veel van onze ondernemers aan twee verschillende agenda’s te gebruiken. 

Voor de zakelijke agenda is het aan te raden meteen een project management en samenwerkingstool te gebruiken, zodat je alle belangrijke zaken in één overzichtelijk programma hebt staan. Denk aan de volgende functionaliteiten: 

• Interne communicatie
• Taken overzicht
• Planning
• Urentracker
• Delen van documenten

Hieronder zie je een aantal van onze favorieten (links gaan naar sites van de tools)

Mijn persoonlijke lievelings is Teuxdeux. Deze branding is toch subliem!?

8. Doe waar je goed in bent – en doe lekker niet wat een ander beter kan 

Een kort maar krachtig lesje: schoenmaker, blijf bij je leest. 

Als je ergens goed in bent en plezier in hebt, doe daar dan zoveel mogelijk van. Kan je iets niet, wil je iets niet, of kan een ander het simpelweg beter, besteed het dan uit. 

Veel van onze ondernemers werken met Virtual Assistants (VA’s). Belastingen worden vaak uitbesteedt, content wordt door anderen geschreven en website design wordt uit handen gegeven. 

De volgende stap is automatiseren: hoe leuk is het als je als zelfstandig ondernemer steeds minder zelf hoeft te doen? Door slim gebruik te maken van geautomatiseerde systemen kan je deze droom langzaam implementeren in je bedrijfsvoering. 

9. Werk slimmer, niet harder

Naast het uitbesteden van werk aan een levensechte VA kan je ook de techniek een hoop voor je laten doen. Onze ondernemers hebben een tooltje voor alles:

10. Focus op routine

Als zelfstandig ondernemer begin je je carrière vaak omdat je een droom hebt, een passie, die je enorm graag met de wereld wilt delen. Je bent enorm gemotiveerd en duikt er vol in. Maar na een paar maanden voel je je toewijding verslappen… 

Een van de meest gestelde vragen tijdens ons gesprek is Hoe houd je je aan deadlines? Je hebt geen baas meer, je hoeft geen verantwoording af te leggen, niemand houd je tegen als je even geen zin meer hebt. Maar hoe zit dat dan met al die motivatie?

Motivatie is een wolf in schaapskleren. Denk er maar eens over na: motivatie is een emotie. En emoties komen en gaan. Ze zijn tijdelijk en onbetrouwbaar, soms sterk, soms zwak. Niet iets waar je je business op wilt baseren. 

Motivatie is gebaseerd op succes. Hebben we succes, dan vinden we het leuk. Succes krijg je door de juiste dingen te doen, op de juiste manier, keer op keer. Als je consequent werkt en herhaaldelijk de juiste dingen doet is succes onvermijdelijk. Het belangrijkste succes zit ‘m in de kleine overwinningen – niet in het einddoel. 

Herhaaldelijk de juiste dingen doen, doe je aan de hand van routine. 

Een dagelijkse, wekelijkse, (zelfs jaarlijkse) routine is een veel beter middel om je doelen te bereiken. Een routine verandert namelijk in een gewoonte. En wanneer iets een gewoonte is, dan doe je dat zonder dat je daar motivatie voor nodig hebt. 

Door structureel te werken word je beter in wat je doet. Je routine zorgt ervoor dat je je focust op je vaardigheden. Je wordt beter en succesvol. En succes is leuk. En dat is motiverend. 

Motivatie is niet de vlam die je passie aanwakkert: het is het resultaat. 

• Lees The Motivation Myth van Jeff Haden en So Good They Can’t Ignore You van Cal Newport voor meer praktische tips over hoe je dit kunt toepassen op je eigen productiviteit.

11. Eindig je dag bewust

De meeste mensen zijn zich bewust van hoe ze hun dag beginnen. Veel van dit soort oefeningen of rituelen zijn er voor gemaakt om je dag bewust te beginnen. Maar, hoe zit dat dan aan het einde van de dag? 

Een afsluitingsritueel kan iets heel simpels zijn, zoals opsommen wat je (goed) gedaan hebt die dag, een afsluitende uitspraak (“Mijn werk is klaar en ik laat de werkdag los”), of afsluitende handeling (deur dicht, laptop uit, etc.)

Hoewel de meeste ondernemers wel duidelijk onderscheid maken tussen ‘werkblokken’ en ‘privéblokken’, zijn er maar weinig met een routine of handeling waarmee ze de (werk)dag ook daadwerkelijk beëindigen. 

En dat terwijl de afronding net zo belangrijk is. (Misschien wel belangrijker?!) Zeker wanneer je geen fysiek kantoor achter je kan laten. 

Een “einde van de dag” ritueel is een krachtig middel om om te schakelen van werkmodus naar ontspanmodus. Het belangrijkste doel is het verlaten van je mentale werkplek.

1. Reflecteer op het gedane werk
2. Reset en plan je taken voor de volgende dag
3. Doe een afsluitende handeling/ritueel