Dagelijkse routine voor thuiswerkers: focus, efficiëntie & geluk

Waar de meeste mensen moeite hadden met de omschakeling van op kantoor werken naar thuiswerken, hebben doorgewinterde thuiswerkers (zoals online ondernemers) daar een stuk minder last van gehad. Met de juiste tools, een geijkte routine en verschillende technieken kan je het thuiswerken in (betere) banen leiden en productiever werken (dan op kantoor).

Van binaural beats tot Nirvana en van regelmatig de hond uitlaten tot de Pomodoro techniek… We vroegen de deelnemers van onze Platform Lanceer Strategie wat werkt (en niet werkt) om je dagelijkse ritme te vinden en focus, efficiëntie en geluk in je routine te implementeren.

1. Begin de dag met een dansje

Of je nu wakker wordt zonder wekker of iedere dag om stipt 5 uur aan je dag begint, iedere ondernemer begint met een (soort van) ritueeltje om zijn of haar dag te beginnen. En dat is maar goed ook, want een productieve dag begint met zo’n routine-handeling waardoor je bewust en onbewust weet dat je dag begint.

Het implementeren en naleven van een ochtendritueel betekent dat je iedere dag begint met een overwinning. Het geeft een positief signaal af naar de hersenen dat je meteen al iets bereikt hebt.

Wát dat ritueel precies is maakt niet uit. Je kunt denken aan een bewust koffie-momentje, het opmaken van je bed, of een intense sport-sessie.

Enkele voorbeelden van inspirerende ondernemers (met verdere verwijzingen gelinkt in het ritueel):

Ritueel	Uitleg
Yoga/Stretchen	Door je dag te beginnen met yoga of stretchoefeningen warm je je lichaam letterlijk op voor de rest van de dag
Cardio/HIIT	Vooral fun cardio activiteiten zoals hoelahoepen, dansen, of trampolinespringen helpen je de dag met een boost te beginnen (15 minuten is al genoeg)
Krachttraining	Je workout in de ochtend plannen zorgt er o.a. voor dat je meer energie hebt, beter kunt focussen en je hersenactiviteit beter wordt
Mediteren	‘s Ochtends mediteren zorgt ervoor dat je (o.a.) minder stress ervaart, positiever bent, gezondere keuzes maakt en je beter kunt concentreren
Je bed opmaken	Bij het leger leer je één ding: iedere taak heeft een begin en eind. Je bed opmaken is er één van en als je die taak hebt volbracht, kan je je op de volgende taak richten
Vroeg opstaan	Kunstenaars en succesvolle professionals ervaren werktijd voor het ochtendgloren als de meest productieve: niemand valt je lastig en je hebt zo twee uur extra tijd per dag
Journaling	Het bijhouden van een dagelijks dagboek helpt je om je stress- en knelpunten te herkennen en helpt je om deze aan te pakken

Het belangrijkste van het hebben een ochtendritueel is dat het een proces is dat (uiteindelijk) automatisch gaat. Het is niet de bedoeling dat het hebben van een ochtendroutine meer stress veroorzaakt.

Zorg ervoor dat je ochtendritueel bestaat uit dingen die jij belangrijk vind. Door je dag te beginnen met handelingen die bijdragen aan jouw doelen heb je meteen het belangrijkste van de dag bereikt.

2. Vind een achtergrondgeluid dat bij je past

Sommige mensen gaan als een speer wanneer ze werken met muziek op de achtergrond, terwijl anderen doodse stilte nodig hebben om zich te kunnen concentreren.

Onderzoek heeft aangetoond dat luisteren naar muziek waar we blij van worden ervoor zorgt dat we ons blijer voelen, en dit draagt bij aan ons cognitieve vermogen. Aan de andere kant zijn er ook onderzoeken die aantonen dat werken in stilte (of met white noise) concentratie verbetert.

De allerbelangrijkste beslissing bij het gebruiken van muziek en achtergrondgeluiden is je persoonlijke voorkeur. Test wat voor jou werkt en zorg ervoor dat je in die omgeving kunt werken.

Probeer de volgende dingen eens uit (links gaan naar voorbeelden op YouTube):

Klassieke muziek
Binaural beats
Constant achtergrondgeluid (white noise)
Zacht achtergrondgeluid (oceaan, bos)
Stilte

Misschien vereist het wat vallen en opstaan, maar met muziek kan je wel efficiënt je werkplek eigen maken.

3. Werk in blokken

Vroegâh kregen we een lesrooster. En was er een werkrooster. Maar nu we als zelfstandig ondernemer de dag door moeten, zullen we zelf zo’n rooster moeten maken. En dat werkt.

De dag opdelen in blokken zorgt ervoor dat we beter geconcentreerd aan het werk kunnen. Het draagt bij aan de productiviteit, en we zijn minder vatbaar voor afleiding. Door in blokken te werken komen we in een “flow state” en kunnen we “dieper” werken.

Er zijn verschillende om in blokken te werken. De bekendste misschien wel de pomodoro techniek:

Blok	Werktijd	Pauze Tijd
Blok 1	25 minuten	5 minuten
Blok 2	25 minuten	5 minuten
Blok 3	25 minuten	5 minuten
Blok 4	25 minuten	15 minuten

Wanneer je in blokken werkt ben je beter geneigd afleidingen te negeren. Zo is het makkelijker om een binnenkomend bericht te negeren als je weet dat je over 10 minuten pauze hebt en je telefoon erbij mag pakken.

Bekijk het volgende YouTube filmpje voor een korte introductie:

Lijkt dit je wat? Ga dan meteen zelf aan de slag met deze handige Tomato Timer.

Je kunt de blokken ook aanpassen aan je eigen ritme. Sommige mensen vinden 25 minuten namelijk nét even te kort om goed in de flow te komen, in dat geval werk je met langere blokken:

Blok	Werktijd	Pauze Tijd
Blok 1	50 minuten	5 minuten
Blok 2	50 minuten	5 minuten
Blok 3	50 minuten	30 minuten

Een langer blok is ook handig om in een “flow state” te komen. In het boek “Deep Work” van Cal Newport wordt uitgelegd hoe veel efficiënter je kunt werken wanneer je in zo’n status komt. In plaats van het hele boek te lezen, kan je ook dit filmpje kijken:

Belangrijker nog dan de blokken die je gebruikt zijn de regels die ermee gepaard gaan om afleiding te voorkomen:

Telefoon op stil/niet storen
(Computer) meldingen uit
Geen social media
Geen e-mail
Geen snelle taken tussendoor
Geen multitasking (there’s no such thing as multitasking)
Geen refill voor je koffie/thee/water
Doe wat je aan het doen bent en niets anders
Geen toilet pauzes
Maak aan collega’s duidelijk dat ze je alleen mogen storen in geval van nood
Gebruik je pauze’s optimaal

Het werken in blokken heeft nog een aantal belangrijke voordelen:

Plan bewust tijd voor gezin/studie/vrienden/ontspanning
De werkdag heeft een duidelijk einde
Structuur => Ritme => Gewoonte = Efficiënt werken = Minder “druk”

4. Pauze nemen kost tijd

Tijd voor pauze is net zo belangrijk als werktijd.

Een pauze heeft vier belangrijke functies:

Ontstressen
Ontspannen
Opladen
Voorbereiden

Benut je pauzes optimaal door je pauze op één (of alle vier) van deze functies te focussen.

Tips:

Ga de hond uitlaten
Eet iets om je energielevel op peil te houden
Drink iets en maak meer drinken klaar voor tijdens je werktijd
Doe fysieke oefeningen (squats, push ups, yoga, uitrekken, wandelen)
Kijk naar buiten, naar een plant of naar een foto van de natuur als je op kantoor zit (>> Lees meer)
Check je telefoon/social media (een kort telefoongesprek is overigens beter dan mindless scrollen)
Ga naar het toilet

5. Zelfstandig = Flexibel

Net zoals je de vrijheid (noodzaak) hebt om je dag in te delen, kan je ook je eigen werkritme bepalen.

Het is belangrijk je dagelijkse routine af te stemmen op je persoonlijke behoeften. Als je een nachtuil bent kan je langer doorwerken, maar ben je een ochtendmens, dan start je voor dag en dauw. Werk je in het weekend of is de VrijMiBo einde werkweek?

Als zelfstandig ondernemer zul je duidelijke afspraken met jezelf moeten maken. Zo weet je zeker dat je:

Voldoende werkt
Niet te veel werkt

Zeker voor mensen met een gezin/familie zijn dit soort planningen belangrijk, zodat jullie allemaal weten wie wanneer beschikbaar is.

PLUS, het is ook leuk om dit soort planningen te maken. Jij bent nu namelijk de baas over je werktijden. Denk eens verder dan de gebruikelijke patronen en breek uit het oude stramien.

Onze ondernemers hebben allemaal vrij duidelijke afspraken met zichzelf en het gezin gemaakt. Op basis van die afspraken kan je jezelf de volgende vragen stellen en je eigen afspraken maken.

Vraag	Afspraak
Ben je een ochtendmens?	Plan een aantal werkuren in vóór het ontbijt
Ben je een avondmens?	Plan een aantal werkuren in ná het avondeten
Hecht je veel waarde aan je weekend?	Plan een (aantal) blokken in het weekend (als extra of in plaats van door de weeks)
Heb je kinderen & een gezin waar je rekening mee moet houden?	Scheidt werkuren en familie-uren. Plan familie-uren rondom activiteiten die toch moeten gebeuren (ontbijt, lunch, avondeten, hockeywedstrijden, etc.)
Heb je een hond?	Plan je pauzes in rondom het uitlaten van je hond
Heb je even tijd nodig om op te starten?	Begin je dag met het plannen van je blokken
Kan je meteen aan de slag?	Gebruik het laatste half uurtje van je werkdag om de volgende dag in te plannen
Ben je ‘s avonds niet productief?	Zet je wekker een uurtje eerder en werk extra in de ochtend – als je ‘s avonds toch niet productief bent kan je maar beter lekker vroeg naar bed.

6. Vergeet jezelf niet

Van de meeste efficiëntie experts leer je dat je moet beginnen met je belangrijkste taken. Zolang je de belangrijkste taken maar prioriteert, komt alles goed. Maar wat als je zelf nou het allerbelangrijkst bent?

Of je de dag er nu mee begint of niet, het is belangrijk als zelfstandig ondernemer tijd aan jezelf en je persoonlijke doelen te besteden. Dit kan zijn door de dag te beginnen met meditatie, dankbaarheidsoefeningen of de taalcursus die je voor je lol volgt.

Als ondernemer kan je al snel vergeten tijd voor jezelf te maken. Je bent ten slotte hard aan het werk je eigen onderneming te laten groeien, toch? Nee, niet helemaal…

Je zakelijke aspiraties en je persoonlijke groei zijn niet hetzelfde. Ook al ben je zelfstandig ondernemer, het is nog steeds werk. En hoe veel plezier en energie je daar ongetwijfeld uit haalt is niet genoeg om van je werk je leven te maken.

Veel van onze ondernemers hebben een duidelijke manier gevonden om “aan zichzelf te denken”:

Het volgen van een (zelf)studie of talencursus
Artistieke hobbies
Het maken van/luisteren naar muziek
(Persoonlijke) projecten
Mediteren
Sporten

7. Gebruik twee verschillende agenda’s (werk vs. privé)

Om je persoonlijke leven en je werktijd zo goed mogelijk te scheiden, raden veel van onze ondernemers aan twee verschillende agenda’s te gebruiken.

Voor de zakelijke agenda is het aan te raden meteen een project management en samenwerkingstool te gebruiken, zodat je alle belangrijke zaken in één overzichtelijk programma hebt staan. Denk aan de volgende functionaliteiten:

Interne communicatie
Taken overzicht
Planning
Urentracker
Delen van documenten

Hieronder zie je een aantal van onze favorieten (links gaan naar sites van de tools)

Tool	Korte omschrijving	Prijs	Voor wie?
Nifty	Een complete tool voor “workflow” en samenwerking	$ 39 – $ 124 per maand	Ondernemers die werken met kleine of grote teams
Asana	Een complete tool voor “workflow” en samenwerking	Gratis tot € 25,00 per maand	Ondernemers die werken met kleine of grote teams
Trello	Een complete tool voor “workflow” en samenwerking	Gratis tot $12,50 per maand	Ondernemers die werken met kleine of grote teams
Todoist (Business)	Een complete tool voor “workflow” en samenwerking	€ 5,00 per maand	Ondernemers die werken met kleine of grote teams
Todoist (Gratis / Premium)	Agenda, Project overzicht, to-do lijstjes en notities	Gratis tot € 3,00 per maand	Voor iedereen met een privé-agendaOndernemers die werken in kleine teams
Notion (Team/Enterprise)	Een complete tool voor “workflow” en samenwerking	V.a. $ 8,00 per maand (per teamlid)	Ondernemers die werken met kleine of grote teams
Notion (Personal/Personal Pro)	Uitgebreide agenda, incl. to-do lijstjes en notities	Gratis tot $ 4,00 per maand	Voor iedereen met een privé-agenda
Teuxdeux	Minimalistische agenda, incl. to-do lijstjes en notities	€ 20,00 per jaar	Voor iedereen met een privé-agenda
Google Calendar	Agenda met notities	Gratis tot € 15,60 per maand	Privégebruik Kleine teams Social Media Kalender

Mijn persoonlijke lievelings is Teuxdeux. Deze branding is toch subliem!?

8. Doe waar je goed in bent – en doe lekker niet wat een ander beter kan

Een kort maar krachtig lesje: schoenmaker, blijf bij je leest.

Als je ergens goed in bent en plezier in hebt, doe daar dan zoveel mogelijk van. Kan je iets niet, wil je iets niet, of kan een ander het simpelweg beter, besteed het dan uit.

Veel van onze ondernemers werken met Virtual Assistants (VA’s). Belastingen worden vaak uitbesteedt, content wordt door anderen geschreven en website design wordt uit handen gegeven.

De volgende stap is automatiseren: hoe leuk is het als je als zelfstandig ondernemer steeds minder zelf hoeft te doen? Door slim gebruik te maken van geautomatiseerde systemen kan je deze droom langzaam implementeren in je bedrijfsvoering.

9. Werk slimmer, niet harder

Naast het uitbesteden van werk aan een levensechte VA kan je ook de techniek een hoop voor je laten doen. Onze ondernemers hebben een tooltje voor alles:

Tool	Korte omschrijving	Prijs	Voor wie?
Snagit	Screen Capture Tool (screenshots maken en bewerken)	€ 48,90	Voor iedereen die beelden wil vastleggen en delen (met uitleg)
Lastpass	Password Manager	Gratis tot € 2,90 per maand	Privégebruik Kleine teams
Google Sh eets/Docs/Slides/Forms	Online en offline spreadsheetprogramma, tekstverwerker, presentatiesoftware en enquêtemaker	Gratis tot € 15,60 per maand	Privégebruik Kleine teams
Google Drive	Cloud gebaseerde opslag	Gratis tot € 15,60 per maand	Privégebruik Kleine teams
Google Calendar	Agenda met notities	Gratis tot € 15,60 per maand	Privégebruik Kleine teams
Google Workspace Essentials	Google’s “essentiële” toolset: Meet, Drive, Agenda, Chat, Documenten, Sheets, Presenaties, Formulieren, Sites, Keep, Beheer, Support	Vanaf $ 8,00 per maand, per gebruiker	Grote teams
SmallPDF	PDF bestanden verkleinen	Gratis	Iedereen die werkt met PDF bestanden
Canva	Grafisch ontwerp platform	Gratis tot € 11,99 per maand (meer voor grotere teams)	Ondernemers en (kleine) teams die werken social media, posters, presentaties en andere visuele documenten
Timer	Timer + alarm voor werk- en pauzeblokken	Gratis	Iedereen die met de pomodoro techniek werkt (tijd is aan te passen)
Double Speed (zie screenshot)	Zet filmpjes op Double Speed om de helft van je tijd te besparen	Gratis	Voor iedereen die liever video’s bekijkt in 5 minuten, in plaats van in 10.
Shortcodes	Toetsenbord snelkoppelingen om sneller en efficiënter te werken	Gratis	Voor iedereen die een toetsenbord heeft 🙂
WordCounter	Woorden, tekens en zinnen tellen, leestijd en voorleestijd (en niveau van Engelstalige teksten) inschatten	Gratis	Voor iedereen die met teksten werkt (vooral in het onderwijs)

10. Focus op routine

Als zelfstandig ondernemer begin je je carrière vaak omdat je een droom hebt, een passie, die je enorm graag met de wereld wilt delen. Je bent enorm gemotiveerd en duikt er vol in. Maar na een paar maanden voel je je toewijding verslappen…

Een van de meest gestelde vragen tijdens ons gesprek is Hoe houd je je aan deadlines? Je hebt geen baas meer, je hoeft geen verantwoording af te leggen, niemand houd je tegen als je even geen zin meer hebt. Maar hoe zit dat dan met al die motivatie?

Motivatie is een wolf in schaapskleren. Denk er maar eens over na: motivatie is een emotie. En emoties komen en gaan. Ze zijn tijdelijk en onbetrouwbaar, soms sterk, soms zwak. Niet iets waar je je business op wilt baseren.

Motivatie is gebaseerd op succes. Hebben we succes, dan vinden we het leuk. Succes krijg je door de juiste dingen te doen, op de juiste manier, keer op keer. Als je consequent werkt en herhaaldelijk de juiste dingen doet is succes onvermijdelijk. Het belangrijkste succes zit ‘m in de kleine overwinningen – niet in het einddoel.

Herhaaldelijk de juiste dingen doen, doe je aan de hand van routine.

Een dagelijkse, wekelijkse, (zelfs jaarlijkse) routine is een veel beter middel om je doelen te bereiken. Een routine verandert namelijk in een gewoonte. En wanneer iets een gewoonte is, dan doe je dat zonder dat je daar motivatie voor nodig hebt.

Door structureel te werken word je beter in wat je doet. Je routine zorgt ervoor dat je je focust op je vaardigheden. Je wordt beter en succesvol. En succes is leuk. En dat is motiverend.

Motivatie is niet de vlam die je passie aanwakkert: het is het resultaat.

Lees The Motivation Myth van Jeff Haden en So Good They Can’t Ignore You van Cal Newport voor meer praktische tips over hoe je dit kunt toepassen op je eigen productiviteit.

11. Eindig je dag bewust

De meeste mensen zijn zich bewust van hoe ze hun dag beginnen. Veel van dit soort oefeningen of rituelen zijn er voor gemaakt om je dag bewust te beginnen. Maar, hoe zit dat dan aan het einde van de dag?

Een afsluitingsritueel kan iets heel simpels zijn, zoals opsommen wat je (goed) gedaan hebt die dag, een afsluitende uitspraak (“Mijn werk is klaar en ik laat de werkdag los”), of afsluitende handeling (deur dicht, laptop uit, etc.)

Hoewel de meeste ondernemers wel duidelijk onderscheid maken tussen ‘werkblokken’ en ‘privéblokken’, zijn er maar weinig met een routine of handeling waarmee ze de (werk)dag ook daadwerkelijk beëindigen.

En dat terwijl de afronding net zo belangrijk is. (Misschien wel belangrijker?!) Zeker wanneer je geen fysiek kantoor achter je kan laten.

Een “einde van de dag” ritueel is een krachtig middel om om te schakelen van werkmodus naar ontspanmodus. Het belangrijkste doel is het verlaten van je mentale werkplek.