Community-instellingen: groepen

Een platform is niet compleet zonder leden, en voor leden is een platform niet compleet zonder groepen. In dit artikel leggen we daarom uit welke instellingen je kunt toepassen op groepen en hoe je deze instellingen kunt veranderen.

Hoe het werkt #

Sociale groepen zijn een manier om leden met elkaar in verband te brengen, bijvoorbeeld wanneer zij samen dezelfde cursus volgen of simpelweg wanneer zij dezelfde interesses hebben.

Door groepen in te stellen op je platform kunnen leden privé of openbaar met elkaar informatie delen, foto’s uitwisselen, bestanden naar elkaar versturen en natuurlijk snel en makkelijk zien welke leden er dezelfde interesses delen.

Groepen toestaan #

Om het component ‘sociale groepen’ toe te voegen aan je platform, ga je naar je Dashboard: Community > Componenten. Activeer ‘Sociale groepen’.

Je kunt hier in de balk op ‘Instellingen‘ klikken om meteen naar het instellingen menu te gaan of op het tabje ‘Instellingen‘ bovenaan de pagina.

Groepen maken #

Op de instellingen-pagina (Community > Instellingen, tab ‘Groepen’) vind je de optie om leden toe te staan groepen aan te maken.

Wanneer deze optie is geselecteerd hebben leden de mogelijkheid zélf groepen te maken. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, heeft alleen de beheerder toestemming dit te doen.

Een groep maken is vervolgens gemakkelijk door de wizzard door te lopen:

  1. geef de groep een naam
  2. omschrijf het doel van de groep (of de gemeenschappelijke interesse)
  3. klik op ‘Groep aanmaken en doorgaan’

Zie ook onze video en doc over aanmaken van een groep en koppelen aan Zoom

Groepsfoto’s en groepsomslagfoto’s #

Een extra optie die je kunt toevoegen aan groepen is het gebruiken van foto’s. Er zijn twee soorten foto’s:

  1. groepsfoto’s
  2. groepsomslagfoto’s

De instellingen hiervoor vind je in: Community > Instellingen, tab ‘Groepen’:

Wanneer deze opties zijn geselecteerd kunnen groepsfoto’s (2) en groepsomslagfoto’s (1) aan groepen worden toegevoegd:

Groep-privacy instellingen #

Er zijn drie soorten groepen:

  1. privé: zichtbaar voor iedereen, maar de inhoud is alleen toegankelijk voor leden van de groep.
  2. openbaar: zichtbaar en toegankelijk voor iedereen.
  3. verborgen: alleen toegankelijk voor leden van de groep en niet zichtbaar voor andere leden.

De instellingen hiervoor vind je als groepsbeheerder in de groep zelf onder de tab ‘beheer’ en subtab ‘Instellingen’:

Je kunt dezelfde instellingen ook wijzigen in de backend via menu Community > Groepen. Zoek de groep die je wilt bewerken en klik op ‘Groep bewerken‘.

In het instellingen-panel rechts zie je ‘Groepsprivacy‘ staan. Selecteer hier het gewenste privacy niveau.

Activiteitsfeeds in groepen #

Je kunt een activiteitsfeed toevoegen aan groepen, waarop alle activiteiten en gebeurtenissen binnen een specifieke groep op terug te vinden zijn.

Om dit in te stellen zul je eerst het component ‘Activiteitsfeeds‘ moeten aanzetten bij Community > Componenten.

Op een groepspagina’s verschijnt nu een nieuwe tab ‘Gebeurtenissen‘. Als je hierop klikt zie je het overzicht van de gebeurtenissen binnen de groep (3).

Een activiteitsfeed hanteert altijd dezelfde privacy instellingen van de groep. Dus als de activiteiten binnen een privégroep zijn niet zichtbaar voor gebruikers die geen lid zijn van de groep (5).

Op het overzicht kan je als lid nieuwe berichten plaatsen (2) en oude berichten terugzoeken (4).

Forumdiscussies op groepen #

Je kunt op je platform instellen dat groepen een eigen forum hebben voor discussies.

Om dit in toe te staan moet je eerst zorgen dat het component ‘Forumdiscussies’ is aangezet. (Community > Componenten).

Bij Community > Instellingen, tab ‘Forums’ kan je vervolgens instellen dat groepen een eigen forum hebben.

Bij het aanmaken van de groep krijg je de keuze om de groep ook een forum mee te geven. Als je daarvoor kiest dan wordt er direct een nieuw forum aangemaakt en gekoppeld met de groep. Dat forum heeft dan dezelfde privacy instellingen als de groep en dit zal mee veranderen als je de privacy van de groep wijzigt.

Iedere groep kan maar aan één forum gekoppeld worden. Je kunt op een later moment in de instellingen van de groep eventueel een ander forum koppelen aan de groep als je dat wenst.

Een groepslid kan nu discussies hebben en volgen met de andere leden van een groep.

Onder het tabje ‘Discussies‘ zie je een overzicht van de discussies (1). Je kunt het forum volgen (2), of een nieuwe discussie starten (3).

Groepsberichten #

Als beheerder en organisator van een groep kan je groepsberichten sturen naar alle of geselecteerde leden binnen de groep.

Om deze instelling te activeren ga je naar Community > Instellingen, tabje ‘Groepen’. Onder ‘Groepsinstellingen selecteer je de optie ‘Groepsberichten‘. Let op: deze optie zie je alleen als je bij Componenten de optie ‘privéberichten’ aan hebt staan.

Wanneer deze optie aanstaat verschijnt de tab ‘Bericht sturen‘ op het groepsoverzicht. Hier kunnen zowel beheerders als organisatoren berichten sturen naar meerdere of alle leden van de groep.

Standaard staat ingesteld dat een bericht aan alle leden van een groep verstuurd worden. Dit kan je wijzigen door het vakje ‘Selecteer alles’ te deselecteren (1). Je kunt dan handmatig leden zoeken en toevoegen (2).

Je kunt aan een bericht tekst, media, documenten, emoji’s en GIF’s toevoegen (mits dit staat ingesteld) (3).

Bij #5 kan je instellen of de e-mail ‘blind’ (Bcc) verstuurd word of als groepsbericht. Wanneer je voor Bcc kiest kunnen andere leden niet zien aan wie het bericht nog meer verstuurd is.

Wanneer leden een groepsbericht dat als ‘Group Thread’ is verstuurd ontvangen, verschijnt deze in hun berichtenoverzicht.

Het bericht krijgt een speciaal icoon dat aangeeft dat het een groepsbericht is en de berichtenbalk is gekleurd (2). Verder kan een lid gewoon reageren zoals deze gewend is (3).

  • Dus, het versturen van een groepsbericht gaat via de groep, maar het ontvangen van een groepsbericht gebeurt vanuit je (gewone) berichten!
  • De ontvanger krijgt ook een notificatiemail van het bericht, mits dit niet uitgeschakeld staat in zijn/haar account instellingen. Om die reden raden we aan deze functionaliteit met mate te gebruiken, zodat je leden niet constant gemaild worden.

Navigatiemenu aanpassen #

Je kunt op je platform het menu van groepen aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld de verschillende tabs van volgorde veranderen, tabs weglaten of juist instellen.

De instellingen om het navigatiemenu aan te passen vind je in je Dashboard: Community > Groepen, tab ‘Groepsnavigatie’.

Je komt nu in een editor terecht waarop je de volgende instellingen kunt wijzigen:

  1. Menuweergave: je kunt kiezen voor horizontaal (zoals in het voorbeeld) of verticaal.
  2. Standaardnavigatietabblad: dit is het tabblad waarop leden van een groep terecht komen wanneer ze op een groep klikken. Er is slechts een beperkt aantal pagina’s mogelijk om als standaard in te stellen, namelijk alleen de pagina’s die standaard onderdeel zijn van de community.
  3. Volgorde van navigatie: hier kies je in welke volgorde de verschillende tabbladen worden getoond.

Groepweergave #

Je kunt de weergave van groepen aanpassen:

  1. lijst
  2. raster

Je kunt de instellingen hiervoor vinden in: Community > Settings, tab ‘groepen’. Scrol naar beneden totdat je ‘Groepsmappen’ ziet staan.

Bij ‘Ingeschakelde weergave’ (1) selecteer je of een groepslid zelf mag kiezen tussen raster- en lijstweergave, alleen kan kiezen voor een raster, of alleen kan kiezen voor een lijstweergave.

Bij ‘Standaard weergave’ selecteer je welke weergave standaard staat ingesteld.

In het volgende voorbeeld is een rasterweergave gebruikt:

In het volgende voorbeeld is een lijstweergave gebruikt:

Groep e-mails #

Je kunt de e-mails instellen die verstuurd worden n.a.v. gebeurtenissen in groepen.

Je kunt de instellingen en de inhoud hiervan aanpassen in: Community > E-mails:

Je kunt hier nieuwe e-mails aanmaken (2), het overzicht van bestaande emails bekijken (3), e-mails bewerken, verwijderen of bekijen (5) en je ziet ook wanneer de e-mails getriggered worden (n.a.v. welke gebeurtenis een e-mail gestuurd wordt) (5).

Voor een meer gedetailleerde uitleg van e-mails (en je hoe je deze kunt bewerken en instellen) raden we het volgende document aan:

COMMUNITY-INSTELLINGEN: E-MAILS